书业企业信息化的十大困惑

摘自《中国图书商报》2006.1.25

　　信息化是中国书业企业目前面临的重大挑战之一。但在实施信息化战略时，有许多企业或多或少地走了些“弯路”，其中反映出的一些问题是值得大家思考的。对这些问题，我们不能简单地回答“是”或“不是”。没有确定的回答，是因为各个企业的情况差异很大。但是，思考这些问题，有助于企业澄清一些误区。我这里提出的十个困惑，未必全面，但我将尽力把这些问题说清楚，供大家参考。

困惑一 用信息技术再造管理，还是信息技术的应用适应管理？

　　信息技术和管理应该是相辅相成的，信息技术可以提升管理。但对于具体企业来说，不同阶段对这个问题的回答可能是不同的。比如在初级阶段，可能用一些技术适应管理的需求，逐步积累到一定程度，会用信息技术再造管理流程和管理方式。以出版社为例，它自身的信息化应该包括两个方面：一是产品的信息化，比如电子书、网络出版等；另外是服务的信息化，比如对教师学生的服务需要一整套的技术支撑。现在国内很多出版社也都提出要做内容提供商的口号。但大多企业还未做到用信息技术再造管理流程。

困惑二 以人为本的管理模式，还是以信息技术为核心的管理模式？

　　这个问题表面看是没有什么争议的，管理是靠人来创造的。不过，在实际操作中，如果一个企业是“人治”型的，没有什么规范，流程也很随意，那么进行信息化时过度强调人的作用，往往对信息化没有好处。现在很多专业软件本身带有一定的先进性的管理模式，但是如果不顾企业情况，就盲目引进，也有很大的问题。

困惑三 强调行业的特性，还是强调先进的管理要求？

　　这样一个困惑在书业特别明显。出版业从流程上看，是一个比较成熟的传统行业。但是退货影响到回款、单品种核算等一系列管理环节，这些问题给出版企业造成很大的风险。出版企业是以创意为生的行业，有些环节并没有非常严格的工艺要求，灵活性很强，比如编辑工作。而且每家出版社的专业又不同，产品线、产品特性也不同，甚至不同出版社对三审三校的含义和运作方式都不同。这对倾向模式化管理的信息管理造成一定困难。我认为，这样的企业，这种管理方式的突出特点是“散”，工作的流程应该规范，但是前端适当顾及特殊需求。

困惑四 模拟手工的工作方式，还是定义新的工作方式？

　　新的工作方式虽然看起来好，可是风险比较大。大家认为模拟手工的方式容易上手，通常喜欢这种系统，可是这样的系统到了一定阶段就不适应需求，重新定制新的系统，往往花费更大的力气，成本也高。

困惑五 采用最新的技术，还是采用最通用的技术？

　　理论上是新技术好，但是采用通用技术的成本低、风险小。每个单位都有一定的运行惯性，但是像编务这样的岗位要填写各种单据，有时同样的单据要填写几十遍。这样的工作方式还有必要沿用吗？各种单据之间有关联性，完全可以用电子单据来代替。我认为，书业企业还是要不断尝试新东西，而实施上用迂回的方式比较好：先用通用技术，部分实验新技术，降低风险。

困惑六 根据自己的需求定制，还是利用现成的解决方案？

　　定制的好处是量体裁衣、迎合习惯力量、运转阻力小，但缺点是开发周期长、费用高。而且，定制与人关系很大，现在人员变动很大，一旦关键人发生变化，后期的工作谁来做就成为很大的问题。举例来说，某出版社自己聘人定制系统，可是开发到中后期，这个人离职了，整个系统突然没有人来继续开发了，别的人接手也不清楚整体的思路。这样一来，投入巨大的系统就陷入瘫痪，大量资金被浪费。如果采用通用的理念，再根据自己的情况部分定制，就可以依靠行业通用技术整体发展的机会不断升级维护，我认为这种方式比较好。

困惑七 利用自己的技术和资源进行，还是依靠外部的资源？

　　随着社会分工细化，出版业的很多环节开始外包，比如美编等。现在实施信息化技术外包的也不少。但是，技术可以外包。如果要做网络出版等与核心出版业务有关的，一定要掌握在自己的手中，以免资源流失。

困惑八 信息化建设是一次性投入，还是长期的投入？

　　大多企业的实力都有限，想一次性投入是大部分人的想法。我们收年费的难度一直比较大，这也可以看出大家的想法。不过信息化水平日新月异，外界不说，书业本身的信息化建设进步也很快，想要毕其功于一役可能还是不行。

困惑九 追求功能点的完善，还是追求系统的高度集成性？

　　这个从整体上讲，还是应该高度重视集成的。出版社各部门都有自己的东西，自己用着都挺满意，但有可能形成“信息孤岛”，如书目信息不统一，下游书店感觉很混乱。某出版社编、印、发各有一套体系，要我们统一起来，可最后还是没办法，不同开发商的产品真的很难完全整合在一起。所以，我觉得，功能点的完善和系统高度集成这两个东西应该有机地结合。

困惑十 满足现有的应用需求，还是满足未来的应用需求？

　　建设系统应该稍微考虑长远点，这与第六个问题有一定关联性。每换一次系统，不仅仅是资金的问题，更大的问题是人员培训、习惯培养等，短时间内会影响到企业效率。所以，经营者最好在做信息化建设的时候有一点前瞻性，这样就可以避免频繁更换系统带来的诸多麻烦。

　　所以，我对企业信息化工程提出的忠告是：领导全面支持，始终如一；业务导向，管理革新与信息化并举；建立业务规范，而非顺应业务习惯；重视人的主体作用，不要压缩人员培训的费用；树立全员参与意识，不要将没有经验的人放到关键的岗位上；既要从容，又要紧迫，长远规划，循序渐进，建立可成长的系统；高度重视数据的准确性，建立必要的责任制度；建立系统的目标并对照衡量系统的性能；寻求专业的帮助，但是系统不能医治百病。

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